پاکستان کے زیادہ تر اسکول رجسٹر، فیس کے لیے ایکسل شیٹ اور والدین کے لیے واٹس ایپ گروپ سے کام چلاتے ہیں۔ جب تک اسکول چھوٹا ہو یہ طریقہ چل جاتا ہے، لیکن بچوں کی تعداد بڑھے، دوسری برانچ کھلے یا اکاؤنٹنٹ نوکری چھوڑ دے تو پچھلے سال کا فیس ریکارڈ ڈھونڈنا مشکل ہو جاتا ہے۔ یہ رہنمائی اسکول مالکان اور پرنسپل صاحبان کے لیے ہے، تاکہ وہ سمجھ سکیں کہ اسکول مینجمنٹ سافٹ ویئر کیا ہے اور اسے چنتے وقت کیا دیکھنا چاہیے۔
اسکول مینجمنٹ سافٹ ویئر کیا ہے؟
یہ ایک ایسا نظام ہے جس میں اسکول کا سارا ریکارڈ ایک جگہ رہتا ہے: داخلے، بچوں کی معلومات، حاضری، فیس، امتحان کے نمبر، رزلٹ کارڈ اور ٹائم ٹیبل۔ آج کل زیادہ تر سافٹ ویئر براؤزر میں چلتے ہیں، یعنی کمپیوٹر یا موبائل پر کچھ انسٹال کیے بغیر کھل جاتے ہیں، اور دفتر، ٹیچرز اور والدین سب اپنی اپنی لاگ اِن سے استعمال کرتے ہیں۔
کون سے کام آسان ہو جاتے ہیں؟
- فیس اور رسید: فیس جمع ہوتے ہی رسید پرنٹ ہو جاتی ہے، اور بقایا فیس والے بچوں کی فہرست ایک نظر میں سامنے آ جاتی ہے۔
- حاضری: ٹیچر اپنی کلاس کی حاضری روزانہ لگاتا ہے، دفتر کو رجسٹر سے دوبارہ لکھنا نہیں پڑتا۔
- امتحان اور رزلٹ کارڈ: ہر ٹیچر اپنے مضمون کے نمبر ڈالتا ہے اور رزلٹ کارڈ اسکول کے گریڈنگ سسٹم کے مطابق خود بن جاتا ہے۔
- ٹائم ٹیبل: پیریڈ، ٹیچر اور کمرے ایک ہی جگہ، تاکہ ایک ٹیچر کو ایک وقت میں دو کلاسیں نہ ملیں۔
- والدین کا پورٹل: والدین موبائل پر بچے کی حاضری، فیس اور رزلٹ دیکھ لیتے ہیں، اور دفتر میں فون کم آتے ہیں۔
سافٹ ویئر چننے سے پہلے یہ سوال ضرور پوچھیں
- کیا میں خود لائیو ڈیمو چلا کر دیکھ سکتا ہوں، صرف ویڈیو یا تصویریں نہیں؟
- ایک کلاس کی فیس، ٹرانسپورٹ، بہن بھائی کی رعایت اور لیٹ فائن سیٹ کر کے دکھائیں، اور بتائیں والدین کو کیا ملتا ہے۔
- نمبر کون ڈالتا ہے، اور رزلٹ کارڈ کیسے بنتا ہے؟
- کیا ٹیچر موبائل پر حاضری لگا سکتے ہیں؟
- کیا والدین کو کوئی ایپ انسٹال کرنی پڑے گی؟
- اگر ہماری دوسری برانچ ہے تو کیا دونوں کا حساب الگ الگ نظر آئے گا؟
- ہمارا پرانا ایکسل ریکارڈ کون ڈالے گا، اور اگر ہم سافٹ ویئر چھوڑیں تو کیا سارا ڈیٹا ایکسل میں واپس مل سکتا ہے؟
- ماہانہ خرچ کتنا ہے، اور اس کے علاوہ کون سے اخراجات ہیں؟
مزید تفصیل کے لیے انگریزی میں ہماری رہنمائی How to Choose School Management Software in Pakistan دیکھیں۔
مفت سافٹ ویئر کے بارے میں ایک بات
انٹرنیٹ پر "فری ڈاؤن لوڈ" والے بہت سے سافٹ ویئر کریک کیے ہوئے ہوتے ہیں، جن میں وائرس کا خطرہ ہوتا ہے اور کوئی سپورٹ نہیں ہوتی۔ فیس اور بچوں کا ریکارڈ وہ چیز ہے جو کھونا اسکول کو سب سے مہنگا پڑتا ہے۔ تفصیل کے لیے Free School Management Software in Pakistan پڑھیں۔
ان باتوں سے ہوشیار رہیں
- لائیو ڈیمو نہ ہو، صرف تصویریں یا ویڈیو ہو۔
- اپنا ڈیٹا ایکسل میں نکالنے کا واضح جواب نہ ملے۔
- ایک مہینہ استعمال کیے بغیر لمبا معاہدہ مانگا جائے۔
- سارا عملہ ایک ہی لاگ اِن استعمال کرے۔